Altijd maar druk: moet ik efficiënter werken, slimmer werken of de hoop opgeven?

Je e-mails niet onder controle krijgen. Je to-do-lijst groeit alleen maar. Je hebt altijd tijd tekort. De meesten van ons hebben het te druk om het werk af te krijgen. Aan het einde van de dag blijft er teveel werk liggen. Hoe ga je daar mee om?
Ik neem jullie graag mee langs een aantal theorieën om je werk af te krijgen. En ik bespreek één methode die er voor zorgt dat je je werk niet af krijgt, maar wel gelukkiger wordt…

Welke stromingen zijn er?

Ik zie een paar stromingen in ‘productiviteitsland’, namelijk:

1. Efficiënter werken: hoe krijg ik in minder tijd meer gedaan.
2. Slimmer werken: hoe doe ik de juiste dingen.
3. Werken op de manier die bij je past.
4. Stop met hopen.

1. Efficiënter werken

De eerste stroming is de oudste. Hoe kun je je taken sneller en handiger doen? Bij deze stroming gebruik je vooral veel lijsten en checklists en streep je op het einde van de dag die taken af die je hebt volbracht. Dit is de makkelijkst aan te leren methode. Hij werkt echter maar voor een beperkt aantal mensen. Vaak zijn dit mensen die het niet echt nodig hebben, maar die het leuk vinden om de laatste 10% efficiënter te werken. Voorbeelden van deze methode zijn: Eat That Frog, The Pomodori Methode, Getting Things Done, Het Persoonlijk Efficiency Programma enz. Ik heb ze allemaal uitgeprobeerd en begon er met veel energie aan, maar na verloop van tijd ging ik weer terug naar mijn oude, weinig gestructureerde, werkwijze.

2. Slimmer werken

Bij slimmer werken wordt gesproken over effectiever werken (doelgerichter) in plaats van efficiënter (in minder tijd meer doen). De boeken van de eerste stroming besteden hier vaak ook wel (wat) aandacht aan, maar effectiviteit is niet de kern van hun aanpak. Bij slimmer werken gaat het erover wat belangrijk is. Hoe ga je werken aan je belangrijkste taken. Het boek ‘Prioriteiten’ van Stephen Covey is een belangrijke representant van deze stroming. Kort gezegd: bepaal wat belangrijk voor je is en besteed daar de meeste tijd aan. Een goede maar wel iets lastigere boodschap dan efficiënter werken. Ook dit heb ik diverse keren aangepakt; lijsten gemaakt met mijn belangrijkste doelen en daar prioriteit aan gegeven. Net als efficiënter werken is het bij mij niet echt blijven ‘hangen’.

3. Werk op de manier die bij je past

Daar waar de vorige aanpakken allemaal een hoog ‘one size fits all’ gehalte hebben, gaat het bij de methode ‘werken op die manier die bij je past’ om maatwerk. Ontdek wie je bent en welke manier van werken bij je hoort. De ‘trucjes’ gaan niet beklijven.

Voorbeeld: welke manier past bij mij?
Volgens MBTI/JTI is mijn persoonlijkheid te typeren als ENFP. Deze mensen hebben een aanstekelijk enthousiasme en delen graag hun visie op de wereld met iedereen die wil luisteren. Zij houden ervan om in groepen te brainstormen en dan halsoverkop in projecten te duiken en onderweg de details in te vullen. Hun motivatie komt van het helpen van andere mensen, evenals het vinden van nieuwe en interessante manieren om dingen te doen.
Het probleem is echter dat ze de neiging hebben om zich te veel te committeren, met te veel tegelijk bezig te zijn… Dus om uw tijd effectief te beheren, moet ik:

• SMART-doelen maken, zodat alle kleine details van een project duidelijk worden;
• mijn takenlijst regelmatig een reality check laten ondergaan;
• mijn tijdmanagement zo inregelen dat ik kan werken wanneer ik me geïnspireerd voel, maar toch op schema blijf met mijn deadlines;
• leren wat ik moet doen in het geval van afleiding, zodat ik niet op een zijspoor raak en tijd verspil.

In de loop der tijd heb ik mijn weg gevonden, maar het was heel wat handiger geweest als ik het bovenstaande eerder was tegengekomen en niet door ‘schade en schande’ had moeten leren.

Gedrag vs. gedachten over je gedrag

Tot zover het gemakkelijke, instrumentele gedeelte. Als je hier genoeg aan hebt stop dan nu met het lezen van deze blog, sla er een van de boeken op na en ga er mee aan de slag. Als je het bovenstaande al kent en je niet verder heeft gebracht, dan is het volgende gedeelte het lezen waard. Hieronder wordt niet gewerkt aan het veranderen van je gedrag, maar aan het veranderen van je gedachten over je gedrag. Als je vindt dat je huis te rommelig is kun je het opruimen (je gedrag aanpassen), maar kun je ook denken dat een niet opgeruimd huis gezelliger is. Als je het gras maaien een rotklus vindt kun je ook denken ‘ik maai minder en laat de tuin wat rommeliger worden’ (dan krijg je overigens ook meer vogels in je tuin). Of wat zakelijker: als medewerkers vragen om duidelijke functiebeschrijvingen kun je hier bewust niet in meegaan en het wat chaotischer werken binnen je bedrijf omarmen, omdat dat meer creativiteit oplevert.

4. Stop met hopen

Dat klinkt negatief, maar dat is het beslist niet. Het werkt zelfs bevrijdend voor veel mensen. In dat kader wil ik speciale aandacht geven aan het boek ‘4000 weken, je tijd op aarde en hoe ermee om te gaan’ van Oliver Burkeman. Dat boek is wat mij betreft niet geschikt om een uittreksel van te maken. Het lezen van elke letter, elk woord, elke pagina helpt je een proces door te maken (als je daar voor openstaat). En daar moet je tijd aan besteden (hoe tegenstrijdig dat ook klinkt met een te drukke agenda!).

Efficiënter werken = drukker worden
Burkeman overtuigt in zijn boek door te stellen dat je door efficiënter werken niet meer tijd krijgt, maar drukker wordt. Zo gingen mensen door de uitvinding van de stofzuiger niet minder tijd aan het huishouden besteden, maar moest het huis schoner worden. Hetzelfde principe doet zich voor na de aanleg van nieuwe snelwegen; mensen gaan niet korter reizen, maar verder van hun werk wonen. Ook hier geldt de wet van Parkinson: ‘work expands to fill the time available’. En dat geldt dus niet alleen voor je werk.

Rek jezelf een beetje op, maar blijf jezelf
Burkeman’s boodschap gaat over de druk die je jezelf oplegt. Heb geduld. Wees nederig (niet mijn beste competentie). Besef dat sommige zaken een struggle blijven. Je kunt niet alles veranderen. Ontdek wie je bent. Omarm dat. Rek jezelf een beetje op, maar blijf jezelf. Vindt de beste methode die bij je basis past en ga daar in kleine stappen mee aan de slag. Niet heel sexy, wel effectief. Stop met hopen, maar ‘do the next thing right’. Zo eenvoudig is dat. Maar ook zo moeilijk.

• En als je een keer wilt praten over jouw weg, waardeer ik dat!